【云工作普及系列】3.如何进行有效的任务协作及监督任务的完成
  • 远程办公

问天 发起于 2020年05月13日 21:09

记上节我们讲了【2.如何实时统计工作时长,提高工作效率】之后,团队之间如何有效相互协作就摆上了话题,我们从任务协作的角度讲一下目前主要流行的几种协作模式。

协作模式介绍

一、通过WBS(工作分解结构Work Breakdown Structure)模式从源头上将任务逐步分解细化,按照SMART原则责任到人,明确完成什么工作,截止日期等。后续结合PDCA循环方法改善整体的流程。

软件开发领域的WBS分解模型

特点:围绕着一个目标做的紧密型协作,需要有一个项目负责人(即项目经理),能够整体把控方向及任务的具体分解,很多大公司都采用这一套或者改进的方法论。

下面SMART原则的简单介绍下:

SMART原则

1. 任务必须是具体的(Specific)

2. 任务必须是可以衡量的(Measurable)

3. 任务必须是可以达到的(Attainable)

4. 任务是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)

5. 任务必须具有明确的截止期限(Time-bound)

二、通过开源协作的模式,由组织方定义几个主题任务,然后成员自由参与协作,最终由负责人统一整理完成。属于松散型协作,不限定任务时间,具体人员,地点等。比如说现在流行的github,大家根据issue自由参与并上传任务结果,最后进行统一版本的发布。

任务协作工具的演变

在工业时代的模式中,我们往往借助于MS Project,MS Excel,甘特图等工具进行任务的拆解。在互联网时代来临后,诞生了一大批新的Saas工具,诸如:Teambition,Tower,云沃客任务协作等,通过卡片式的任务管理,在线化的简易交互设计,多维度统计及任务预警,结合PC+移动端,大大提高了大家的任务管理效率和使用友好度。下面我们以云沃客企业版上的任务协作为案例进行讲解。

云沃客企业版上的任务协作方式

1.首先要创建一个项目,这里项目可以以一个部门/团队为单位进行命名,或者以项目名称命名。

创建后页面如下(简易友好的看板式操作)

2. 规划任务列表,根据大家的习惯有2种方式。我一般使用第二种,关注类型在一起更加简洁明了。

2.1 根据任务状态建立任务列表:例如:待处理,进行中,已完成,已拒绝,已搁置。此时,通过设置任务类型为标签来进行任务流转;

2.2 根据任务类型建立任务列表:例如:待处理,4月工作计划,4月客户跟进,4月重点任务。此时,通过设置任务状态为标签来进行任务流转;

3. 创建任务并指派给相关负责人,此时我们可以看到:

3.1 任务责任人的主次分明;

3.2 任务的完成时间分明;

3.3 符合重要/紧急的四象限工作方法;

3.4 任务的动态实时记录,实施过程中的信息可以追溯;

3.5 可以设定任务检查清单,尤其当有多个参与者时,可以在检查清单中分拆任务细节给到具体执行人,避免多头参与混乱管理;

3.6 任务的所有操作记录可追溯,以结果为准绳,避免假大空汇报;

检查清单详细

4. 任务分配后,最重要的就是执行和跟踪,一般我们关注几个维度。

4.1 整体项目的进度,以青绿色进度条显示,并有进度百分比显示;

4.2 延期任务及延期人员跟踪;

5. 此外,还有丰富的统计报表和手机端APP操作(因为和Web端的类似,具体就不详细展开了);

5.1 对于软件项目来说,还可以方便的和git仓库关联,进行代码数据的统计。

写在最后

不管任务协作工具如何的简单易用,如果最关键的任务拆解和分配没有执行到位的话,那么最好的工具也仅仅只是摆设,对于迫切希望有效进行管理的团队和组织来说,以下几点非常重要,谨以共勉。

  1. 需要对目标有按照Smart规则拆解的项目负责人;
  2. 减少面授,会议纪要邮件等传统任务安排方式,能习惯以任务协作管理为中心;
  3. 能自我管理及时完成任务;

最后,推荐给大家看一篇高维学堂创始人林传科的文章《在线办公:管事,不管人》

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